1. Algemeen
Alle rechtsverhoudingen tussen Leen Bryssinckx die diensten verleent onder de naam FlowBuro, met vestigingsadres te Kronkelstraat 5A, 2470 Retie, met ondernemingsnummer 0878.188.015 (verder genaamd ‘FlowBuro’) en de cliënt worden beheerst door onderhavige algemene voorwaarden.
FlowBuro biedt volgende diensten aan als zelfstandig dienstverlener:
Welkom Flow : korte opdracht, 5u te presteren in 1 maand
Boost je Flow: maandelijkse ondersteuning, 5u of 10u te presteren per maand
Start je Flow: nieuwe online projecten
De specifieke diensten die de cliënt zal afnemen staan vermeld in de offerte. De voorwaarden aangaande deze specifieke diensten staan vermeld in bijlage en hebben in geval van conflict voorrang op deze algemene voorwaarden.
Meer informatie kan gevonden worden op de website van FlowBuro www.flowburo.be, e-mailadres: leen@flowburo.be.
Afwijkingen van deze algemene voorwaarden zijn enkel tegenstelbaar aan FlowBuro indien zij deze voorafgaandelijk uitdrukkelijk en schriftelijk heeft aanvaard.
Deze algemene voorwaarden maken integraal deel uit van de offerte. In geval van conflict tussen de bepalingen van de offerte en de bepalingen van de algemene voorwaarden hebben de bepalingen van de offerte voorrang. De bepalingen van de offerte hebben ook voorrang op de bijzondere bepalingen aangaande specifieke diensten.
Voor zover de cliënt algemene voorwaarden voor haar leveranciers of dienstverleners heeft, worden zij integraal uitgesloten.
FlowBuro behoudt zich het recht voor onderhavige algemene voorwaarden op elk moment te wijzigen. De gewijzigde versie zal slechts op reeds lopende overeenkomsten van toepassing worden voor zover deze nieuwe voorwaarden uitdrukkelijk door de cliënt worden aanvaard.
Deze algemene voorwaarden werden voor het laatst op 4 april 2023 geüpdatet.
2. Offerte
Een offerte van FlowBuro is slechts een uitnodiging tot het plaatsen van een opdracht bij FlowBuro en is slechts geldig ten aanzien van de persoon/personen aan wie de offerte gericht is. Een offerte heeft een geldigheidsduur zoals vermeld staat op de offerte zelf, of bij gebreke hieraan een geldigheidsduur van dertig (30) dagen na datum van de offerte.
FlowBuro heeft vóór de aanvaarding van de offerte door de cliënt het recht om fouten in een offerte recht te zetten of de offerte in te trekken. De offerte is gebaseerd op de gegevens die de cliënt heeft verstrekt. Uit offertes of prijsopgaven uit het verleden kunnen geen rechten ontleend worden voor toekomstige opdrachten. Kennelijke fouten in de offerte binden FlowBuro niet.
Indien de cliënt vragen heeft over het aanbod of wanneer hij twijfelt over de verstrekte informatie is het aangewezen dat de cliënt steeds voorafgaand aan de bevestiging van de offerte contact opneemt met FlowBuro op het e-mailadres leen@flowburo.be.
Offertes omvatten enkel de opdrachten erin vermeld, met expliciete uitsluiting van enig meerwerk ingevolge een wijziging van de opdracht door de cliënt, door onvoorziene omstandigheden of enige andere reden.
De aanvaarding door de cliënt van de offerte is onherroepelijk.
3. Totstandkoming van de overeenkomst.
Een overeenkomst komt pas tot stand na aanvaarding van de offerte door de cliënt. FlowBuro zal evenwel pas tot uitvoering van de opdracht overgaan indien ook het eventueel gevraagde voorschot is betaald op de bankrekening van FlowBuro.
Eventuele aanvullingen of andere wijzigingen van de opdracht zijn eveneens pas geldig na schriftelijke bevestiging hiervan door FlowBuro. Deze wijzigingen kunnen uiteraard ook een invloed hebben op het kostenplaatje.
Door zijn aanvaarding erkent de cliënt volledig geïnformeerd te zijn over alle aspecten van de diensten.
4. Verwerking van persoonsgegevens.
FlowBuro verwerkt persoonsgegevens overeenkomstig de toepasselijke privacy wetgeving. FlowBuro verwijst dienaangaande naar haar privacybeleid, dewelke via de website van FlowBuro (www.flowburo.be) kan worden geconsulteerd en geacht wordt integraal deel uit te maken van deze algemene voorwaarden. Het privacybeleid kan ook steeds op eerste verzoek worden bekomen. Wanneer FlowBuro persoonsgegevens zou verwerken namens de cliënt, zullen FlowBuro verwerkersvoorwaarden vermeld in bijlage 1 van toepassing worden.
De cliënt-onderneming geeft aan FlowBuro de toestemming om diens handelsnaam en logo, te gebruiken in het kader van promotionele activiteiten zoals in brochures voor prospects. De cliënt kan hier te allen tijde schriftelijk protest tegen uitbrengen, waarna de vermelding onmiddellijk en definitief wordt verwijderd.
5. Annulatie
Opdracht van bepaalde duur: bestelde opdrachten kunnen niet geannuleerd worden. Dit betekent dat de cliënt steeds de afgesproken vergoeding , alsmede gemaakte en nog te maken kosten voortvloeiende uit verplichtingen die FlowBuro reeds had aangegaan met het oog op de vervulling van de opdracht dient te betalen.
In geval de cliënt bij het intekenen van maandelijkse ondersteuning niet het volledige saldo heeft opgebruikt, zal het saldo hoe dan ook vervallen bij het einde van de maand. Dit alles onverminderd vergoeding voor hoger bewezen schade. Wijziging van een deadline naar een datum die meer dan drie (3) maanden na de afgesproken datum valt, wordt als een annulatie beschouwd, waarbij bovenstaande annulatievoorwaarden gelden.
Een Boost je Flow is een overeenkomst van minstens drie (3) maanden en is nadien per maand opzegbaar of herneembaar. Een stopzetting of herneming van een Boost je Flow dient 14 dagen op voorhand via e-mail worden doorgegeven.
6. Uitvoering als zelfstandig dienstverlener
Duur/datum en plaats van uitvoering is zoals aangegeven in de offerte.
FlowBuro verbindt er zich toe de opdracht naar beste vermogen en met de vereiste zorg uit te voeren. Het betreft een middelenverbintenis. Partijen zijn geen exclusiviteit overeengekomen. Als zelfstandig dienstverlener is FlowBuro volledig vrij om de uitvoering van de opdracht naar eigen vermogen en inzicht te verrichten. FlowBuro zal haar eigen infrastructuur en materialen gebruiken, tenzij anders overeengekomen.
FlowBuro is geen werknemer van de cliënt, maar FlowBuro zal de algemene richtlijnen en strategische beslissingen genomen door de cliënt respecteren.
Alle documenten, briefwisseling en onderhandelingen gevoerd tussen FlowBuro en de cliënt, dienen aanzien te worden als een onontbeerlijk instrument om hen toe te laten de diensten overeenkomstig de overeenkomst uit te voeren en niet als de uitdrukking van enigerlei gezagsverhouding tussen FlowBuro en de cliënt.
Geen van beide partijen verkrijgt op grond van de overeenkomst enig recht, enige macht of bevoegdheid om op te treden als werknemer, agent of vertegenwoordiger van de andere partij, voor welke doeleinden dan ook of om de andere partij te verbinden op welke wijze dan ook, zonder de voorafgaande toestemming van de andere partij.
7. Samenwerking met derden
FlowBuro kan een beroep doen op onderaannemers voor de uitvoering van de overeenkomst zonder dat een voorafgaandelijk akkoord van de cliënt nodig is.
Wanneer FlowBuro een andere derde partij aanraadt, gaat de cliënt een rechtstreekse overeenkomst aan met deze derde partij. Het is alsdan aan de cliënt om de voorgestelde partij te bevragen en uiteraard staat het de cliënt nog steeds vrij om met een andere partij in zee te gaan.
8. Vertrouwelijkheid
FlowBuro respecteert de principiële vertrouwelijkheid van de opdracht en FlowBuro zal de informatie uitsluitend gebruiken voor de uitvoering van de diensten. Wanneer FlowBuro voor de uitvoering van een opdracht beroep doet op onderaannemers, worden onderaannemers ook verplicht om de vertrouwelijkheid te respecteren. Omgekeerd aanvaardt ook de cliënt de vertrouwelijkheid van deze overeenkomst en opdracht te respecteren. Partijen kunnen desgewenst een aparte vertrouwelijkheidsovereenkomst aangaan teneinde de wederzijdse rechten en plichten met betrekking tot vertrouwelijkheid verder te definiëren.
9. Medewerking van de cliënt en andere uitvoeringsmodaliteiten
Om een correcte en tijdige uitvoering van de opdracht(en) te kunnen garanderen, verwacht FlowBuro van de cliënt een vlotte medewerking en de terbeschikkingstelling van alle redelijkerwijze benodigde informatie, zowel uit eigen inzicht als op eenvoudig verzoek. FlowBuro kan geenszins worden aangesproken in rechte wegens fout of nalatigheid, noch kan de cliënt de factuur niet of slechts gedeeltelijk voldoen, omwille van incorrecte of onvolledige of te laat bezorgde informatie van de cliënt. Desgevallend kan een meerprijs worden doorgerekend voor extra verrichte werkzaamheden ingevolge foutieve of onvolledige informatie. Ook is FlowBuro alsdan steeds gerechtigd deze overeenkomst/haar prestaties op te schorten.
Indien in het kader van de opdracht werkzaamheden worden verricht op kantoor van de cliënt of op een door hem aangewezen locatie, zorgt de cliënt voor een adequate werkruimte en in redelijkheid gewenste en benodigde faciliteiten en dit zonder dat hiervoor kosten aan FlowBuro kunnen worden doorgerekend.
Indien nodig voor de uitvoering van een project voorziet cliënt in de login van een tool. Het is ook mogelijk om te werken met een tweefactor identificatie. Voor andere projecten zal FlowBuro het paswoord zelf instellen (bijvoorbeeld een online leeromgeving) en na oplevering van het project kan de cliënt het eigen paswoord kiezen. Dit alles zoals nader bepaald door partijen.
10. Meerdere contactpersonen
Indien de cliënt meerdere contactpersonen heeft, is FlowBuro gerechtigd op instructie van één van die personen te handelen, tenzij anders overeengekomen.
11. Onmiddellijke beëindiging en overmacht
FlowBuro behoudt zich uitdrukkelijk het recht voor de overeenkomst, zonder gerechtelijke tussenkomst, op elk ogenblik, zonder ingebrekestelling, zonder opzeggingstermijn of schadevergoeding op te schorten of te ontbinden indien er redenen zijn die de professionele samenwerking verhinderen zoals:
– schending door de cliënt van diens verplichtingen vermeld in onderhavige algemene voorwaarden en/of de offerte of enige andere overeenkomst tussen partijen;
– belangenconflict;
– indien de cliënt FlowBuro zou verzoeken haar integriteit of aansprakelijkheid in het gedrang te brengen;
– ingevolge faillissement, overlijden, onbekwaamheid, minnelijke of gerechtelijke ontbinding, staking van betaling, voorlopig bewind, collectieve schuldenregeling, alsook ingevolge ieder ander feit wijzende op de insolvabiliteit van de cliënt.
De opschorting of ontbinding op basis van voorgaande gronden zal schriftelijk door FlowBuro worden medegedeeld.
De ontbinding van de overeenkomst brengt de opeisbaarheid mee van alle facturen, zelfs indien deze nog niet vervallen zijn en alsook alle toegestane betalingsvoorwaarden vervallen. De cliënt zal FlowBuro alsdan in ieder geval steeds de vergoeding voor de bestelde diensten betalen, alsmede gemaakte en nog te maken kosten voortvloeiende uit de verplichtingen die FlowBuro reeds had aangegaan met het oog op de vervulling van de opdracht, onverminderd vergoeding voor hoger bewezen schade.
Bovendien kunnen er zich situaties van force majeure (overmacht) voordoen. De volgende situaties zullen in ieder geval als een force majeure situatie te beschouwen zijn: elektronische panne, natuurrampen, brand, oorlog, files op de Europese wegen, overheidsmaatregelen in het kader van een epidemie/pandemie, ziekte van de aangeduide uitvoerder van de opdracht. FlowBuro kan niet aansprakelijk worden gehouden voor vertragingen of niet uitvoeren van de opdracht ingevolge deze overmachtsituaties.
12. Feedback en klachten
De cliënt zal FlowBuro tijdig de nodige feedback geven en haar onverwijld op de hoogte brengen van moeilijkheden of bezwaren. De cliënt zal de projecten van FlowBuro nauwgezet opvolgen. Het indienen van klachten heeft evenwel geen invloed op enige (tussentijdse) betalingsverplichting.
13. Intellectuele eigendom
FlowBuro zal de intellectuele eigendomsrechten van de werken van de cliënt respecteren. De cliënt draagt dus in principe geen intellectuele eigendomsrechten over aan FlowBuro, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen.
FlowBuro zal het auteursrecht en andere intellectuele eigendomsrechten, dan wel haar gebruiksrechten, op alle door haar opgemaakte documenten en materialen, waaronder ook teksten, tekeningen, PowerPoints en notities behouden en dit ongeacht of hiervoor aan de cliënt kosten werden in rekening gebracht. Deze rechten kunnen ook aan derden toebehoren. De cliënt aanvaardt enkel een beperkt recht van toegang, gebruik en weergave te verkrijgen, en dit in overeenstemming met de oorspronkelijk kenbaar gemaakte doelstellingen en bestemmingen. Dit gebruiksrecht gaat pas in vanaf de betaling van de factuur. FlowBuro en de cliënt kunnen overeenkomen om intellectuele eigendomsrechten over te dragen aan de cliënt, maar dit enkel na het afsluiten van een afzonderlijke overeenkomst en na het bepalen van een meerprijs.
Zonder uitdrukkelijke toestemming van FlowBuro kan niets openbaar worden gemaakt of gebruikt. De cliënt kan zonder voorafgaandelijke toestemming geen foto’s, video- of audio-opnames maken van trainingen. Deze toegekende rechten zijn op een niet-exclusieve basis toegekend en zijn niet-overdraagbaar. Elk werk dat door FlowBuro ontwikkeld wordt, dient enkel en alleen voor gebruik van de cliënt. De cliënt is eveneens verantwoordelijk voor ieder vastgesteld ongeautoriseerd gebruik door derden ingevolge diens toedoen.
In geval de cliënt zelf materiaal aanreikt, zoals teksten of foto’s, of wanneer FlowBuro produceert volgens de zeer specifieke instructies van de cliënt, garandeert de cliënt dat het gebruik hiervan geen inbreuk maakt op enig intellectueel eigendomsrecht en dat hij FlowBuro hiervoor zal vrijwaren. Ook zal de cliënt dan steeds zelf zorgen voor de nodige toelatingen en rechten.
FlowBuro behoudt zich het recht voor de naar de cliënt doorgestuurde en opgemaakte documenten en materialen te gebruiken voor publicitaire doeleinden en algemene informatie, zo gevraagd geanonimiseerd.
FlowBuro heeft het recht om, tenzij expliciet anders afgesproken, om het ontwerp te signeren en/of haar naam en/of logo te laten vermelden in het colofon van een publicatie, website, aankondiging of ander ontwerp. Het is de cliënt niet toegestaan enige aanduiding van intellectueel eigendomsrecht van FlowBuro of derden te wijzigen, te verwijderen of onherkenbaar te maken, behoudens andersluidend akkoord tussen partijen.
14. Betaling en facturatie
Tenzij anders overeengekomen, zijn de tarieven weergegeven in EURO, exclusief BTW en andere taksen en eventuele andere bijkomende kosten. Onder bijkomende kosten vallen onder meer verplaatsingskosten, kosten voor advertisement. Indien FlowBuro dient in te staan voor opdrachten in het buitenland vallen alle kosten die onmiddellijk verband houden met de uit te voeren opdracht ten laste van de cliënt. Bij opdrachten in het buitenland of waarbij de heenreis meer dan 100 km van het kantoor van FlowBuro bedraagt, wordt in ieder geval een hotelovernachting met ontbijt aangerekend. Andere bijkomende kosten kunnen zijn vertaalkosten, kosten voor bijkomende meetings.
FlowBuro behoudt zich het recht voor een voorschot te vragen alvorens tot de uitvoering van de overeenkomst over te gaan.
De facturen van FlowBuro zijn integraal betaalbaar via het rekeningnummer van FlowBuro vermeld op de factuur, zonder korting en dit binnen de dertig (30) dagen na de factuurdatum.
Facturen kunnen enkel schriftelijk worden geprotesteerd bij aangetekend schrijven binnen de zeven (7) dagen na factuurdatum en met vermelding van de factuurdatum, factuurnummer en gedetailleerde motivering. Indien FlowBuro geen (tijdige) betwisting bereikt binnen voorvermelde periode, wordt de factuur geacht aanvaard te zijn door de cliënt.
In geval een factuur aan meerdere personen is gericht, zijn zij allen hoofdelijk aansprakelijk voor de voldoening van de factuur.
Voor elke factuur dat geheel of gedeeltelijk niet is betaald op de vervaldag wordt van rechtswege, zonder ingebrekestelling, een nalatigheidsintrest aangerekend aan de interestvoet bepaald door de Wet Betalingsachterstand Handelstransacties van het openstaande bedrag voor wat betreft cliënt.
Onverminderd het voorgaande behoudt FlowBuro zich het recht voor een forfaitaire schadevergoeding te vragen van 10% van het openstaande factuurbedrag, met een minimum van honderd vijfentwintig euro (€ 125,00) en dit onverminderd rechterlijke vordering tot vergoeding voor hoger bewezen schade.
Bovendien brengt de betalingsachterstand de opeisbaarheid mee van alle andere facturen, zelfs indien deze nog niet vervallen zijn en vervallen alle toegestane betalingsvoorwaarden.
15. Aansprakelijkheid
De verbintenis is in hoofde van FlowBuro een middelenverbintenis. FlowBuro garandeert dus geenszins de effectiviteit/succes van een reclamecampagne. Dit succes hangt steeds af van diverse factoren, niet in het minst het onderwerp van de campagne zelf.
De aansprakelijkheid van FlowBuro, contractueel en extracontractueel, is beperkt tot drie (3) keer de gefactureerde bedragen.
FlowBuro zal in geen geval verplicht worden tot het vergoeden van schade ingevolge een verlies van baten, goodwill, handelsopportuniteiten of verwachte voordelen of besparingen, verlies of vernietiging of beschadiging van de gegevens, noch tot het vergoeden van (andere) onrechtstreekse of gevolgschade zoals maar niet beperkt tot schade aan derden.
De uitsluiting van aansprakelijkheid is niet van toepassing wanneer de aansprakelijkheid een gevolg is van fraude, bedrieglijk opzet, of wanneer de vigerende wettelijke bepalingen een dergelijke beperking niet zouden toelaten.
Onverminderd dwingende wettelijke bepalingen of bepalingen van openbare orde, vervalt elke aanspraak ten aanzien van FlowBuro in elk geval indien de vordering in rechte niet is ingesteld binnen het jaar nadat de omstandigheid die aanleiding geeft of kan geven tot aansprakelijkheid ontdekt wordt, of redelijkerwijs kon ontdekt worden.
Indien FlowBuro wordt aangesproken ingevolge een fout of nalatigheid van FlowBuro en een derde en/of de cliënt, zal FlowBuro ten hoogste aangesproken kunnen worden voor de schade die rechtstreeks is veroorzaakt door de fout of nalatigheid van FlowBuro zonder hoofdelijk of in solidum gehouden te zijn met die derde en/of de cliënt.
De cliënt zal FlowBuro vrijwaren tegen vorderingen van derden in verband met of voortvloeiende uit de opdracht ingevolge zijn fout.
16. Niet-afwervingsverplichting
De cliënt verbindt zich er zich toe om gedurende de duurtijd van deze overeenkomst en gedurende een periode van zes (6) maanden na de beëindiging ervan, noch rechtstreeks noch onrechtstreeks, voor eigen rekening of voor rekening van derden, op gelijk welke wijze of vorm, een (voormalig) werknemer of (voormalig) onderaannemer van FlowBuro af te (laten) werven, mee samen te werken voor gelijke of gelijkaardige opdrachten of dergelijke personen aan te sporen of er toe te bewegen om aan minder gunstige voorwaarden samen te werken met FlowBuro. Partijen bevestigen uitdrukkelijk dat, in geval zou komen vast te staan dat deze beperking niet is toegestaan door de toepasselijke wetgeving of rechtspraak, deze beperking niet geacht zal worden nietig of ongeldig te zijn, maar dat ze beperkt zal worden tot zover maximaal toegelaten.
17. Slotbepalingen
De cliënt kan zijn overeenkomst of een deel ervan niet overdragen aan een derde partij zonder de uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van FlowBuro.
De eventuele nietigheid van een of meerdere van de bepalingen van deze algemene voorwaarden (of delen ervan) doet geen afbreuk aan de toepasselijkheid van alle andere clausules. In geval van nietigheid van een of meerdere bepalingen, zullen de cliënt en FlowBuro, in de mate van het mogelijke volgens hun overtuiging, onderhandelen om de nietige bepaling(en) te vervangen door (een) equivalente bepaling(en) die beantwoord(t)(en) aan de algemene geest van deze algemene voorwaarden.
Het Belgische recht is van toepassing op de overeenkomst tussen FlowBuro en de cliënt. Alle geschillen tussen FlowBuro en de cliënt behoren tot de uitsluitende bevoegdheid van de rechtbank van het arrondissement waar FlowBuro haar vestigingsadres heeft.