Voorwoord
Deze privacy policy gaat uit van:
Leen Bryssinckx – FlowBuro
Kronkelstraat 5A – 2470 Retie
België
ondernemingsnummer 0878.188.015
btw-nummer 0878.188.015
met website www.flowburo.be
e-mailadres leen@flowburo.be
(verder genaamd ‘FlowBuro’)
Deze privacy policy gaat uit van FlowBuro in haar hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke en is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens via de website www.flowburo.be, alsook op de verwerking van de gegevens van haar klanten.
FlowBuro zal uw persoonsgegevens, zijnde informatie waarmee u als persoon geïdentificeerd kan worden, met grote zorg behandelen, de passende maatregelen nemen om misbruik, verlies, vernietiging, beschadiging onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging, dan wel andere onrechtmatige verwerking tegen te gaan.
FlowBuro verwerkt uw gegevens met respect voor de principes van rechtmatigheid, behoorlijkheid en transparantie, doelbinding, minimale gegevensverwerking, juistheid, opslagbeperking, integriteit en vertrouwelijkheid.
FlowBuro wenst u door middel van deze privacy policy in te lichten over:
welke en op welke wijze persoonsgegevens worden verzameld;
waarvoor uw gegevens worden gebruikt en de rechtsgrond;
hoe ze worden beschermd;
met wie ze worden gedeeld;
of uw persoonsgegevens buiten de EER worden doorgestuurd; en
hoe lang ze worden bewaard.
Vervolgens wordt uitgelegd hoe u uw rechten met betrekking tot de verzamelde informatie kunt uitoefenen. Deze transparantie zorgt ervoor dat u geïnformeerde beslissingen kunt nemen bij het overmaken van uw persoonsgegevens.
FlowBuro kan deze privacy policy op ieder moment wijzigen. FlowBuro zal de laatste versie van de privacy policy op haar website publiceren. Het is dus aan te raden deze periodiek te bekijken. Indien ingevolge de toepasselijke wetgeving uw voorafgaandelijke toestemming nodig is voor wijzigingen aan deze privacy policy, zal FlowBuro u contacteren.
Deze privacy policy werd voor het laatst op 24 oktober 2022 geüpdatet.
Welke persoonsgegevens verzamelt FlowBuro?
FlowBuro beperkt de verzameling van persoonsgegevens tot wat noodzakelijk is om te kunnen voldoen aan de hieronder vermelde doeleinden.
FlowBuro verwerkt de volgende persoonsgegevens:
Generieke gegevens zoals voornaam en naam, geslacht, telefoonnummer, functie, adres, e-mailadres;
Financiële gegevens zoals bankgegevens;
Login gegevens voor online tools, social media kanalen en online advertentie-accounts, IP-adres;
Andere persoonsgegevens die u vrijwillig aan FlowBuro zou meegeven.
Wanneer u op de www.flowburo.be website surft, kan eveneens uw IP-adres en gedragsdata gevangen worden via cookies. In dit kader verwijst FlowBuro eveneens naar haar Cookie Policy dewelke u via deze link kunt raadplegen.
Er worden geen gevoelige persoonsgegevens verzameld.
U kunt FlowBuro uw persoonsgegevens overgemaakt hebben via e-mail, via haar sociale media-pagina’s (bijvoorbeeld Facebook Messenger, Instagram), door het surfen op de website www.flowburo.be, dan wel op andere wijze. FlowBuro kan uw gegevens ook via derde partijen ontvangen hebben bv. na een doorverwijzing of via openbare bronnen zoals de KBO bekomen hebben.
Vergeet FlowBuro niet te informeren over een wijziging van uw persoonsgegevens indien deze informatie voor FlowBuro relevant is. FlowBuro streeft er op haar beurt naar om uw persoonsgegevens accuraat te houden.
Indien u bepaalde gegevens niet wenst over te maken, is het mogelijk dat FlowBuro de gevraagde diensten niet (naar behoren) kan uitvoeren.
Waarvoor gebruikt FlowBuro uw persoonsgegevens?
Precontractuele communicatie en uitvoeren van de klantenovereenkomst
FlowBuro gebruikt uw persoonsgegevens in de eerste plaats om u haar diensten te kunnen aanbieden. Dit dus in het algemeen in het kader van de precontractuele communicatie of om de overeenkomst tussen u en FlowBuro te kunnen uitvoeren.
In het kader van een effectieve klantenrelatie verwerkt FlowBuro alle bovenvermelde gegevens.
Bv. FlowBuro verwerkt uw voornaam, naam en e-mailadres om met u te communiceren over de toegewezen taken, om offertes en facturen te sturen. Via uw telefoonnummer kunnen we ook telefonisch communiceren. Wij hebben uw adres nodig om facturen te kunnen sturen. Het is mogelijk dat u ons uw persoonlijke logingegevens doorgeeft zodoende wij uw online tools kunnen beheren. Etc.
Optimalisatie van de diensten en degelijk klantenbeheer
Verder kan FlowBuro uw persoonsgegevens gebruiken om haar diensten te optimaliseren en voor degelijk klantenbeheer. Dit op basis van de gerechtvaardigde belangen van FlowBuro.
Van prospects verzamelt FlowBuro enkel de generieke gegevens, alsook van ex-klanten.
Marketing
Wanneer u klant bent van FlowBuro, kan uw e-mailadres, voornaam, naam en geslacht ook gebruikt worden om verdere gelijke of gelijkaardige diensten aan u te promoten en u te informeren over weetjes in de sector via een nieuwsbrief. Dit op basis van het gerechtvaardigde belang van FlowBuro.
Wanneer u apart zou inschrijven op een nieuwsbrief zonder dat u klant bent, zal uw toestemming voor de verwerking van uw voornaam, naam, geslacht en e-mailadres gevraagd worden.
In geval de inschrijving op de nieuwsbrief gebaseerd is op toestemming, kunt FlowBuro op ieder moment verzoeken dergelijke inlichtingen of nieuwsbrieven niet langer te versturen.
Ook wanneer wij u op basis van ons gerechtvaardigd belang zouden contacteren voor marketingdoeleinden, kunt u ons steeds laten weten niet geïnteresseerd te zijn en zodoende uw recht van bezwaar uitoefenen.
Statistieken en beveiliging
Verder zal de website ook statistieken over het surfgedrag van de bezoekers verzamelen. De website verwerkt cookies. Daarbij kan uw IP-adres gevangen worden. Deze verwerking van de op die manier verkregen persoonsgegevens is gebaseerd op gerechtvaardigd belang voor wat de veiligheid en goede werking van onze website betreft. Behoudens voor wat betreft de noodzakelijke cookies, vragen wij altijd uw toestemming.
Wettelijke verplichtingen en vrijwaring van rechten
Daarnaast gebruikt FlowBuro uw gegevens om te voldoen aan de wettelijke bepalingen die op haar van toepassing zijn en om haar rechten te vrijwaren op basis van haar gerechtvaardigd belang (bv. in geval van een geschil zal zij uw persoonsgegevens gebruiken om u de nodige correspondentie te sturen, opmaak van facturen).
Wanneer FlowBuro uw gegevens op basis van een andere rechtsgrond, dan wel voor een ander doel zou verwerken, zal u hieromtrent voorafgaandelijk alle relevante informatie ontvangen en zal uw toestemming hiertoe worden gevraagd indien nodig.
FlowBuro doet geen beroep op computergestuurde programma’s om beslissingen met betrekking tot uw persoonsgegevens of profiling te nemen.
Welke beschermingsmaatregelen heeft FlowBuro doorgevoerd?
FlowBuro heeft zowel administratieve (zoals het gebruik van paswoorden, geheimhoudingsverklaringen wanneer nodig), organisatorische (bv. gepaste methode van opslag, regelmatige back-up, toegang beperken tot personen die de gegevens nodig hebben) als technische maatregelen (bv. antivirusprogramma’s, beveiliging van netwerkverbindingen door gebruik van een Secure Socket Layer (SSL)) genomen om uw persoonsgegevens te beschermen.
FlowBuro streeft ernaar ook in de toekomst de gepaste maatregelen te nemen, hierbij steeds rekening houdende met de specifieke aard en grootte van haar activiteiten, met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, alsook met de context en de verwerkingsdoeleinden en de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico’s voor de rechten en vrijheden van personen.
FlowBuro’s website kan links, plug-ins naar externe websites bevatten. Indien u persoonsgegevens aan deze websites overmaakt, zijn de privacy regels van deze websites van toepassing en treden dergelijke partijen in de eerste plaats op als verwerkingsverantwoordelijke.
Met wie deelt FlowBuro uw persoonsgegevens?
FlowBuro deelt uw gegevens enkel met externe dienstverleners die FlowBuro bijstaan in de uitvoering van de diensten. Te denken valt aan haar IT-providers en accountant.
Deze externe dienstverleners zijn eveneens gebonden aan de privacy wetgeving en FlowBuro maakt met hen de nodige afspraken (bv. door het afsluiten van een verwerkersovereenkomst). Zij krijgen alleen de gegevens die noodzakelijk zijn om hun dienst te verlenen. Deze partijen gebruiken uw gegevens niet voor eigen doeleinden.
Ten slotte worden uw persoonsgegevens gedeeld met de bevoegde autoriteiten indien zij daarom zouden verzoeken. FlowBuro zal u hiervan voorafgaandelijk op de hoogte brengen indien dit is toegestaan.
Gaan uw persoonsgegevens naar het buitenland?
FlowBuro kan uw persoonsgegevens naar andere landen overdragen. In geval van transmissie naar landen buiten de EER, zal FlowBuro de nodige maatregelen blijven nemen om uw rechten met betrekking tot persoonsgegevens te garanderen en de veiligheid en integriteit ervan te verzekeren. Het is mogelijk dat het derde land reeds als adequaat werd beschouwd door de Europese Commissie. Verder gebeurt de doorgifte veelal op basis van de standard contractual clauses zoals goedgekeurd door de Europese Commissie en eerder uitzonderlijk op basis van de corporate binding rules.
Hoe lang bewaart FlowBuro uw persoonsgegevens?
FlowBuro zal uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is en dit ook rekening houdende met de toepasselijke wetgeving. In principe worden uw niet-generieke klantengegevens onmiddellijk verwijderd na het afsluiten van een opdracht, generieke gegevens worden bewaard tot één jaar na de beëindiging van de klantenrelatie. Informatie over prospects worden niet langer dan 1 jaar bewaard.
Indien u een nieuwsbrief ontvangt, worden uw voornaam, naam, geslacht, e-mailadres bewaard tot op het moment dat u zich uitschrijft wanneer u geen klant bent.
Verder bewaart FlowBuro de nodige persoonsgegevens om te voldoen aan de wettelijke bepalingen zoals de fiscale bepalingen met betrekking tot de bewaring van gegevens. FlowBuro houdt de nodige gegevens ook bij voor het vrijwaren van haar rechten in geval van geschillen (10 jaar voor contractuele aansprakelijkheid, bij rechtsvordering: tot einde van de procedure).
Na het verstrijken van de retentieperiode zal de data verwijderd worden.
Welke rechten heeft u?
U heeft verschillende rechten:
Recht van toegang en recht om een kopie te bekomen
U heeft te allen tijde de mogelijkheid om de persoonsgegevens en andere informatie op te vragen ter inzage. FlowBuro stuurt u dan binnen een redelijke termijn en kosteloos een kopie.
Recht op rectificatie, verwijdering, beperking en intrekking van toestemming
Verder kunt u ook om een aanpassing of wissing van uw persoonsgegevens verzoeken of vragen om een (een bepaald) gebruik of verwerking te beperken (bijvoorbeeld wanneer FlowBuro de juistheid van uw persoonsgegevens dient te controleren) of uw toestemming intrekken (indien van toepassing).
Recht van bezwaar
U kunt in bepaalde gevallen een bezwaar indienen en FlowBuro dus vragen om te stoppen om bepaalde gegevens te verwerken, wanneer u degelijke en legitieme redenen heeft om dit te doen bv. in het kader van direct marketing.
Recht op overdraagbaarheid van de gegevens
U heeft het recht om de persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen en om de gegevens aan een andere verwerker over te dragen.
Recht om klacht te richten aan de bevoegde autoriteit
Klachten kunt u bovendien steeds richten aan de bevoegde autoriteiten. Voor België is dit de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, Tel +32 (0)2 274 48 00, Fax +32 (0)2 274 48 35, contact@apd-gba.be.
Dit alles binnen het kader en limieten van de toepasselijke wetgeving.
Toepasselijke wet en rechtbank
Op deze privacy policy, het verwerken van de persoonsgegevens is in principe het Belgische recht van toepassing. Alle geschillen worden bij voorkeur in der minne geregeld. Indien dit onmogelijk blijkt, behoren alle geschillen voortvloeiende uit deze privacy policy en het verwerken van persoonsgegevens tot de uitsluitende bevoegdheid van de rechtbanken en hoven van het arrondissement waar FlowBuro haar vestigingsadres heeft indien dit is toegestaan overeenkomstig de toepasselijke wetgeving.
Contactpunt
Heeft u vragen, wenst u een verzoek of een bezwaar met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens of deze privacy policy in te dienen? Neem dan contact op met FlowBuro via leen@flowburo.be. Dank een bewijs van uw identiteit toe te voegen.
FlowBuro zal u zo snel als mogelijk een antwoord bieden en in ieder geval binnen 1 maand. Uitzonderlijk kan dit langer duren (tot maximum in totaal 3 maanden), maar dan laat FlowBuro u hier binnen 1 maand de reden weten. Het al dan niet kunnen uitoefenen van uw rechten hangt samen met de verwerking en de rechtsgrond.