Jezelf omringen met fijne mede-ondernemers, ik kan het iedereen van harte aanraden. Als daar dan ook nog eens experts tussen zitten die de gaten in jouw kennis opvullen waardoor je super complementair kan werken, dan heb je goud vast. Sofie van Support van Sofie is zo iemand die al 4 jaar in mijn netwerk zit. Langer dan ik onderneem, want Sofie en ik leerden elkaar kennen tijdens de opleiding tot technisch virtueel assistent. Toen al viel haar analytische geest me op.

Sofie zal je technische vragen nooit zomaar beantwoorden zonder je uit te vragen over de tools die je hebt, de plannen van je onderneming en alle (manuele) handelingen die je daarbij uitvoert. Kort samengevat: zelf denk ik heel graag mee over de strategische en commerciële klantbeleving in jouw onderneming. Maar dat plan technisch uitbouwen met een reeks online tools? Dan is Sofie de vrouw die je zoekt!

Voor wie jou niet kent, wie ben je en wat doe je?

Het klassieke riedeltje? Ik ben Sofie, 34 jaar en ondernemer. Op school koos ik al wat ik graag deed en werd ik industrieel ingenieur chemie. In mijn job in loondienst optimaliseerde ik chemische processen, maar om dat tot een goed einde te brengen had ik altijd input van anderen nodig. Wat ik dagelijks deed kwam dus niet écht uit mij.

Tijdens de coronaperiode kwam ik tot het besef dat enkel mijn collega’s de job leuk maakten! Dan is de zoektocht begonnen naar wat ik wél wilde doen. Ondertussen was ik in mijn vrije tijd al veel bezig met fotografie. Toen ik dat opstartte in bijberoep, ben ik in die technische tools gedoken die je nodig hebt om te ondernemen en daar is die goesting dan van gekomen. Vier jaar geleden hebben wij samen die opleiding tot technisch va gedaan en voilà, nu optimaliseer ik digitale processen in plaats van chemische.

Ik zie jouw ogen echt blinken als je ‘t hebt over dat optimaliseren van processen. Ik associeer je daar ook echt mee.

Een paar jaar geleden is daar de rode draad overduidelijk geworden. Want ik dacht, ’nu doe ik iets compleet anders’, maar eigenlijk ben ik nog altijd bezig met te kijken naar wat er loopt en wat niet. Hoe kunnen we slimmer werken? Hoe moet het stromen? Wat is de bedoeling van wat we gaan opzetten?

Als wij twee samen een case bespreken of iets opzetten voor een klant valt het enorm op dat wij elk op onze eigen manier naar dat proces kijken. Jij ziet meteen alle technische mogelijkheden en opties om terugkerende zaken te automatiseren. Daar moet je ook creatief voor kunnen denken.

Als je dat niet kan, kan je denk ik ook niet tot een goede technische oplossing komen. Je moet echt kunnen redeneren uit gangbare systemen en durven denken buiten de tools die je kent. Ik beschouwde mezelf nooit echt als creatief, maar dat zat er uiteindelijk ook bij die fotografie wel wat in. Maar het bouwen met technische tools en daar creatief mee bezig zijn, ik doe dat echt graag.

De laatste tijd ben ik ook veel meer bezig met mezelf als ondernemer. Waar ik voor wil staan met m’n onderneming, het blijft een zoektocht.

Mij lijkt dat iets heel typerends. Waar je in loondienst zelden of nooit denkt: ‘wie ben ik’ en ‘waar wil ik naartoe met m’n job’, lijkt dat in het leven als ondernemer eerder een constante, jezelf zo bevragen.

Tja, in loondienst word je één keer per jaar gevraagd wat je wil doen, nu stel ik mezelf die vraag constant. Eigenlijk ook heel leuk om mee bezig te zijn. Maar het goed omschreven krijgen, het uitdrukken en vertalen naar anderen, da’s de moeilijkheid.

In oktober 2021 zijn wij samen met de opleiding tot technische virtueel assistent begonnen. Als je nu, 4 jaar later, onze communicatie naast elkaar legt, kan het bijna niet anders zijn. We werken ook echt in een wereld die constant in verandering is, met tools die continu vernieuwen. De mogelijkheden zijn dan eindeloos. Wat trekt jou daarin aan?

Dat zit zowat in m’n genen denk ik. Mijn vader en broer werken beide in IT, dus aan de keukentafel gingen de gesprekken dan ook regelmatig over de sector. Daardoor beschouwde ik mezelf niet als IT’er, maar de denkwijze rond programmeren heb ik zo wel meegekregen.

Ik vind dat geweldig om mee te kunnen nadenken over oplossingen in plaats van problemen en uitdagingen. Mij lijkt het dat je eerder moet denken aan wat je wil doen en dan gaat kijken hoe je dat technisch kan laten verlopen.

Ik heb bijvoorbeeld een klant die maandelijks een webinar houdt. Dat zijn heel veel taken die daarbij terugkomen en heel veel info die daarbij moet worden verwerkt. Denk aan vragenlijsten, toegang tot platformen, opvolgmails,.. Door te kijken wat zij keer op keer manueel moet doen, kunnen we heel dat proces technisch slim opzetten. Voor een eenmalig webinar zou dat een zotte kost zijn, maar veel terugkerende zaken? Dat kan gemakkelijker!

Zie ze blinken als ze daarover vertelt! (lacht) Je hebt daar toch duidelijk jouw ding in gevonden. Een hele evolutie, van de start 4 jaar geleden tot nu. Hoe voelt dat solo-ondernemen ondertussen voor jou?

Heel hard als zoeken. Ik onderneem vooral vanuit ‘wat doe ik graag’ en ‘waar ligt mijn passie’. Er is dan ook zoveel mogelijk, dus soms heb ik wel wat last van keuzestress. Goed omschreven krijgen waar ik voor sta is ook een uitdaging. Bij de start profileerde ik me als technische va met de typische stripkaarten, maar dat bleek niet te werken.

We verkopen dan ook geen sokken waarbij er elk jaar andere kleuren te verkrijgen zijn. Tools evolueren, abonnementen veranderen, de sector zelf evolueert enorm met AI.

Je moet niet per se mee met AI, maar mij interesseert het wel. Het kan bijdragen tot wat ik wil bereiken: jouw leven gemakkelijker maken met de computer. Maar het is effectief overweldigend, al die mogelijkheden. Dus blijft het bij veel zoeken en uitzoeken.

Ik ben er echt van overtuigd dat de computer het ons gemakkelijker kan maken. Ik wil nooit vertrekken vanuit de vraag ‘ik wil een e-mailfunnel’. Ik kan dat opzetten, maar da’s op zich geen duurzame oplossing. Wel als je iets wil verkopen en we jouw klanten goed gaan informeren. Vanuit de vraag ‘hoe kunnen we dat het beste doen?’ kan een funnel een goede oplossing zijn.

Zelf vind ik het geweldig dat ik aan mijn computer ga zitten en in één oogopslag zie dat hij alles heeft bijgewerkt. Agents is daarbij echt de toekomst, dat die taken voor jou kan gaan doen. Nu gebruiken we onze computers nog teveel manueel. Zoals het bijhouden van lijstjes in Excel en die gaan aanvullen telkens een klant bijvoorbeeld een aankoop doet. Nee, een computer kan dat voor jou doen.

Je moet alleen even weten hoe! Je hebt uiteraard in je eigen onderneming ook heel wat slimme systemen opgezet. Welke tools zijn onmisbaar bij Support van Sofie?

Onmisbaar voor élke ondernemer is een overzicht, digitaal natuurlijk, van wat er allemaal in je onderneming gebeurt. Bij mij is Notion de plek waar alle info samenkomt. Dan is er natuurlijk ook nog zoom en een e-mailmarketingtool, een agenda met boekingstool en een formuliertool. Vooral die laatste wordt zwaar onderschat! (lacht voluit)

Vertel! Ik zie u gelijk glunderen!

Je kan zoveel data verzamelen en gestructureerd laten binnenkomen, da’s echt ongelooflijk! Zeker bij veel terugkerende zaken als een maandelijks webinar en dezelfde projecten,.. is een formulier echt goud waard! Anders moet je telkens weer manueel dezelfde info gaan verzamelen en komt dat allemaal in heel veel vormen binnen.

Is dat een soort project waar jij warm van wordt? Terugkerende projecten automatiseren?

Jawel! Typische vragen die beginnen met ‘ik weet niet of het allemaal kan, maar…’, die hoor ik graag. (lacht) Vertrekkende vanuit logica en structuur kan een computer alles. Ik vind mijn werk het nuttigste voor taken die je op regelmatige basis doet. Slimme systemen kosten immers geld.

Even iets helemaal anders. Wat had jij als startende ondernemer graag geweten? Iets dat je nu wel weet?

Goh, da’s zo’n vraag die veel wordt gesteld en ik vind die echt moeilijk om te beantwoorden. Uiteindelijk moet je dat toch zelf ondervinden vind ik, het advies dat je krijgt. Ondernemen is ook een stukje een ontdekkingsreis, jezelf leren kennen en het als spelen blijven zien.

Ik moest echt starten vanaf 0, zowel wat ondernemen betreft als mijn uitvoerend werk als technisch va. Mezelf omringen met andere ondernemers, tijdens een opleiding of door te netwerken, heeft me wel enorm geholpen. Ik vond dat altijd best spannend, maar deed het toch. Ik hoor dat dat niet voor iedereen even evident is en dan lijkt me dat toch zwaar, dat solo-ondernemen. Dus als ik dan een tip geef aan starters dan is het deze: ‘zoek mensen om je mee te omringen’.

Nu, ik ben die term technisch va ondertussen wel ontgroeid, jij ook denk ik. Nu zeg ik ‘Digitale procesverbeteraar en automatisatie-expert’, maar dat gaat ongetwijfeld nog verder evolueren!

Da’s een mondvol, maar dekt de lading wel! Jij lijkt de ontwikkelingen op vlak van tools altijd in de gaten te houden. Nu heel het Peppol gebeuren dichterbij komt – en zeker als je weet dat weinigen hier goed op zijn voorbereid – wat zie jij op dat vlak gebeuren?

Het besef van urgentie is er, maar nog niet veel ondernemers nemen actie. Zolang je manueel facturen maakt, stelt het volgens mij niet veel voor. In een facturatieprogramma je facturen opmaken, Peppol aanzetten en klaar. De moeilijkheden zitten in automatische online verkopen. Dit is weer een puzzel leggen, waarmee verkoop je, waar werkt je boekhouder mee en hoe gaan we dat stuk ertussen bouwen. Zowat iedereen is daarbij aan het wachten op hulp, dus het kan weleens een heel druk najaar worden!

Misschien ook een druk voorjaar! Dikke merci voor de babbel Sofie en tot heel snel!

Benieuwd hoe jij ervoor staat met de Peppol verplichting? Doe bij Sofie de gratis Peppol scan en check meteen haar formulier skills!